24. September 2014Tags: IT Keine Kommentare Simon Krüger

MM ist die SAP ERP-Komponente (eine Subkomponente in der Anwendung Logistik) zur Unterstützung des Einkaufsprozesses in Unternehmen. Dazu enthält MM die Bestandteile Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsführung.

Schritt 1: Vom Bedarf bis zur Bestellung

Der erste Schritt im Einkaufsprozess ist die Bedarfsermittlung: der Bedarf kann entweder per Hand eingegeben oder aus einem anderen SAP-Modul, wie Material Requirements Planning (MRP), erzeugt werden. Sobald klar ist, was bestellt werden soll, stellt sich die Frage nach dem wo. MM unterstützt die Bedarfsquellenermittlung, z.B. durch den Vergleich von Angeboten, oder kann sie sogar komplett automatisch ausführen. Anschließend erfolgt die formale Bestellung. Die Bestellung – die sogenannte Purchase Order (PO) – ist ein wichtiges Dokument, das im Folgenden immer wieder als Referenz für weitere zu erzeugende Dokumente herangezogen wird. Die Schritte bis hierhin gehören zum Bestandteil Einkauf.

Schritt 2: Wareneingang und Lagerung

Mit dem Wareneingang beginnt die Bestandsführung (Inventory Management – IM). Bei der Buchung des Wareneingangs wird die Bestellung zum Vergleich und zur Übernahme möglichst vieler Daten genutzt. In diesem Moment wird automatisch ein Material- und Buchhaltungsbeleg erzeugt: Ersterer enthält Informationen über das gelieferte Material und den Lagerort und letzterer stellt eine Verbindung zum Finanzbuchhaltungs-Modul (FI) her, falls das gelieferte Material eine wertmäßige Erhöhung des Lagerbestands bedeutet. Nach dem Wareneingang unterstützt die Bestandsführung bei der Verwaltung der Warenbewegungen und gibt Aufschluss über die Materialbestände in den einzelnen Organisationsebenen. Dabei werden neben physischen Umlagerungen auch systemtechnische Umbuchungen (z.B. vom Qualitätsprüfbestand in den frei verwendbaren Bestand) geführt. Auch bei diesen Vorgängen wird – sollte eine wertmäßige Veränderung des Lagerbestands erfolgen – automatisch die Finanzbuchhaltung durch die Erzeugung eines Buchhaltungsbelegs informiert.

Schritt 3: Stimmt alles?

Den Abschluss des Beschaffungsprozesses bildet die logistische Rechnungsprüfung (Invoice Verification – IV). Dabei wird die Lieferantenrechnung auf ihre sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit überprüft. Zum Vergleich wird auf der einen Seite wieder die Bestellung herangezogen, da sie die mit dem Lieferanten ausgehandelten Bedingungen enthält und auf der anderen Seite den Wareneingangsbeleg, da er die tatsächliche gelieferte Warenmenge angibt. Das System ermittelt automatisch eventuelle Abweichungen.

Manuell oder automatisch!

Neben der Unterstützung des manuellen Einkaufsprozesses bietet MM auch die Möglichkeit zur automatischen Disposition. Dabei ermitteln automatische Planungsläufe den Lagerbestand (verbrauchsgesteuerte Disposition) bzw. den aktuellen und geplante Absätze (plangesteuerte Disposition) und stoßen, wenn eine festgelegte Meldemarke erreicht wird, z.B. eine Bestellanforderung an.

Der Materialstamm: Ein Datenstamm für alle

Ein wichtiges Hilfsmittel in der Materialwirtschaft in SAP ist der so genannte Materialstamm. Dieser enthält alle im gesamten Unternehmen benötigten Informationen zu einem Material: von der Materialnummer über Einkaufsdaten bis zur internen Materialbewertung. Alle Mitarbeiter, die – in welcher Funktion auch immer – mit diesem Material zu tun haben, können so auf einen gemeinsamen Datenstamm zu greifen. Dadurch müssen Informationen nicht doppelt angelegt (und gepflegt!) werden und alle haben immer die aktuellen Daten zur Verfügung. Die Materialstammdaten werden auf verschiedenen Organisationsebenen angelegt, je nachdem für welchen Bereich sie gelten: allgemeine Daten wie z.B. die Materialnummer gelten für das ganze Unternehmen und werden auf Mandantenebene gepflegt. Einkaufs- und Prognosedaten dagegen gelten nur für ein einzelnes Werk und werden dementsprechend auch auf dieser Ebene gepflegt.

Abschließende Würdigung

Die Komponente MM bietet eine umfassende technische Unterstützung für den kompletten Einkaufsvorgang von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung. Durch die Integration mit anderen ERP-Komponenten können viele Teilprozesse – oder sogar der komplette Einkauf – automatisiert werden. Des Weiteren können auch die in MM erzeugten Belege in anderen Komponenten weiterverwendet werden. Allerdings sollte man natürlich auch nicht vergessen, dass diese Art der verzahnten Nutzung einen gründlichen Aufbau und eine gründliche Pflege voraussetzt.