13. Juni 2014Tags: Interviews Karriere Team Keine Kommentare Simon Krüger

Kannst Du das Projekt, an dem Du gerade arbeitest, und Deine spezifische Aufgabe darin kurz beschreiben?

Das Projekt – Unterstützung im IT-Einkauf

Im Rahmen des IT-Einkaufs stellen wir sicher, dass die zur Erbringung der IT-Services erforderlichen IT-Komponenten (Hard-/ Software) und Dienstleistungen bedarfsgerecht, wirtschaftlich und risikoarm, z.B. gemäß den Outsourcing-Regelungen, beschafft werden. Dies umfasst die Annahme von Bedarfsmeldungen des Bereichs Organisation und Informatik zu IT-Komponenten, sowie Dienstleistungen und Anforderungen über Sourcing-Leistungen und Externe Ressourcen. Die Rau & Rühle Partnerschaft übernimmt die Einkaufsverantwortung vom Einzelprojekt bis zum kompletten Portfolio.

Meine Aufgabe – Unterstützung im IT-Einkauf

Als IT-Einkäufer prüfe und bearbeite ich die Anforderungen der Kunden in Abstimmung mit dem anfordernden Bereich zur Spezifizierung und Detaillierung der Bedarfsmeldung. Hierbei verantworte ich als zentraler Ansprechpartner insbesondere die Anforderungen des Kunden.

Mein Service:

• Ich kenne aktuelle Marktpreise und weiß, wer die Spezialisten hat, die der Kunde sucht.
• Ich führe Ausschreibungen zu IT-Leistungen durch.
• Ich hole Angebote ein, werte Ausschreibungen/Angebote kaufmännisch aus und prüfe kommerzielle Sachverhalte.
• Ich berate bei der vertraglichen Abbildung von Anforderungen.
• Ich führe Vertragsverhandlungen durch und koordiniere diese mit der Rechtsabteilung.
• Ich erstelle und schließe Verträge inkl. Liefervereinbarungen (je nach Beschaffungsszenario: Einzelvertrag (Einzelbeschaffung) oder Rahmenvertrag (projekthafte Beschaffung).
• Ich erfasse Aufträge (Bestellungen) im SAP-System, steuere und verfolge diese, inkl. der kaufmännischen Lieferungs- und Rechnungsabwicklung.

Ich unterstütze außerdem:

• bei Strategie- und Optimierungsprojekten
• den Prozess Sourcing-Provider Steuerung
• das IT-Controlling bei der Leistungsverrechnung, Hochrechnungen und Planung
• den Fachbereich zu Budget-Fragen, bei Bilanzen und Steuern (Abschlussarbeiten)
• den Prozess Configuration Management (Dokumentation der CIs)
• den Prozess IT-Einkauf Management (Anlage und Pflege von Produkten im SW-Produktkatalog und bei der Anlage von Lizenzscheinen)

Wie lange dauert das Projekt schon an, und wann wird es voraussichtlich abgeschlossen sein?

Ich unterstütze den IT-Einkauf seit dem 01.04.2013. Mein Einsatz ist zunächst bis Ende dieses Jahres geplant.

Was reizt Dich an Deiner derzeitigen Aufgabe besonders?

Die Kombination aus fachlichen und technischen Problemstellungen in Kombination mit den kaufmännischen Aspekten. Jeder Verhandlungserfolg bringt zudem einen sofortigen Mehrwert für den Kunden.

Wie gestaltet sich während Deines Projektes die Zusammenarbeit mit dem Kunden?

Jeder Einkäufer verantwortet grundsätzlich sein eigenes Portfolio an Anforderungen. Der Kunde stellt seine Standards (Verträge, Prozesse) zur Verfügung und erläutert diese. Im Rahmen der Bearbeitung der Beschaffungsanforderungen gibt es einen regelmäßigen Austausch innerhalb des gesamten Projektteams. Da Anforderungen ausschließlich von internen Mitarbeitern des Kunden gestellt werden dürfen, gibt es hier eine intensive und regelmäßige Zusammenarbeit.

Welche nützlichen Erfahrungen konntest Du während Deiner Arbeit für die Talentschmiede bereits sammeln?

Das wichtigste war für mich ein fachliches Thema zu finden, das mir wirklich Spaß macht, und in dem ich meine Kenntnisse zukünftig noch weiter vertiefen möchte. Im Rahmen der verschiedenen Kundeneinsätze hat man die Möglichkeit die unterschiedlichen Prozesse kennen zu lernen und schnell eigene best-practice-Verfahren zu entwickeln.

Wie beginnst Du, wenn Du mit einer neuen Aufgabe konfrontiert bist? Bitte stelle kurz Deine Herangehensweise vor.

Jede Aufgabe ist im Prinzip ein (Mini-)Projekt: Welche Ergebnisse müssen bis wann erbracht werden und wer kann mich bei der Erfüllung der Aufgabe ggf. unterstützen? Das wichtigste ist zunächst genau zu verstehen, was der Auftraggeber erwartet. Ich fasse hierzu auch immer mein Verständnis der Aufgabe zusammen, am besten in einem persönlichen Gespräch. Wichtig sind dabei die Klärung der geforderten Ergebnistypen und der zur Verfügung stehende Zeitrahmen. Sollte die Zeit wie so häufig knapp sein ist auch ein Verständnis der Priorität unabdingbar. Hier muss ggf. gemeinsam mit dem Auftraggeber die Priorität gesetzt werden. Zum Schluss sollten immer auch Zwischenergebnisse (Meilensteine) abgestimmt werden, die verhindern, dass sich die Aufgabenerfüllung in die gewünschte Richtung entwickelt.

Hast Du Dich während eines Projektes schon einmal mit einer kniffligen Situation auseinandersetzen müssen? Wenn ja, wie konntest Du das Problem lösen?

Knifflige Situationen gibt es häufiger im Einkauf. Beim Lösen hilft neben dem gesunden Menschenverstand vor allem Erfahrung. Sollte man auf eine neue knifflige Situation stoßen, hilft der Erfahrungsaustausch mit den erfahrenen Kollegen in der Talentschmiede unheimlich weiter.

Wie denkst Du hebt sich die Talentschmiede in der Branche von anderen Unternehmen ab?

Auch über 18 Monate nach der Gründung, hat sich die Talentschmiede ihren Start-Up-Flair erhalten. Neben einem jungen, dynamischen Team gibt es weiterhin sehr kurze Entscheidungswege und viel Raum, eigene Ideen umzusetzen.